ALV - Verslag

 Notulen Algemene Ledenvergadering Park Hoeven 28 november 2023

1. Opening

De vergadering wordt om 20.00 uur geopend door de voorzitter. In het clubgebouw zijn 44 leden aanwezig, inclusief bestuursleden. De presentielijst is gescand opgeslagen.
Afwezig met bericht: Ellen Oonincx, Mirjam Stroetenga, Daan van Erp, Chantal de Graaf, Jeroen Smulders, Lenie van Heusden, William van Grinsven, Gidi Bullens, Heidi Habraken, Barend Heijstek, Marie-José Posthuma, Yvonne van Deursen en Tineke Wassink.

2. Ingekomen stukken en mededelingen.

Er zijn geen ingekomen stukken.

3. Vaststellen verslag ALV van 30-05-2023.

Dit verslag is gepubliceerd op onze website www.parkhoeven.nl en ligt voorafgaand aan deze ALV ter inzage in het clubgebouw. Er zijn geen op- en/of aanmerkingen en het verslag wordt unaniem aangenomen. 

4. Vaststellen begroting 2024.

Overzicht financiën
Marck van Duijnhoven licht, als voormalig penningmeester van onze vereniging, de financiële situatie alsmede de begroting toe:
De solvabiliteit van Park Hoeven is, gezien de vermogenspositie (eigen vermogen, vreemd vermogen, inclusief voorziening groot onderhoud en de langlopende lening m.b.t. de padelbanen) ruim op orde. Dit geldt eveneens voor de liquiditeit (vaste activa en vlottende activa, inclusief liquide middelen).
In 2023 heeft de vereniging onder andere BOSA subsidie voor de LED verlichting ontvangen. In 2024 zal Park Hoeven minder subsidie ontvangen.
De inkomsten uit sponsoring en verhuur lopen in lijn met voorgaande jaren. De inkomsten vanuit de horeca waren tijdens de Corona periode beduidend lager dan de jaren ervoor. Deze inkomsten lopen inmiddels weer op.
In 2023 zijn met name de energiekosten en trainerskosten behoorlijk gestegen waardoor het verwachte resultaat over 2023 een klein negatief saldo zal laten zien. Gezien de solvabiliteit is dit niet schrikbarend. Er is inmiddels een nieuw energiecontract afgesloten.

Vaststellen begroting 2024
Voor het komende jaar zullen we rekening moeten houden met het volgende:
Gezien de gestegen kosten voor de trainingen zal er voor 2024 een kleine verhoging van de contributie en trainingen noodzakelijk zijn.
Minder te ontvangen subsidie komend jaar vanwege het aflopen van de huidige BOSA-regeling op 1 januari 2024.
Inkomsten uit sponsoring en verhuur zullen stabiel blijven evenals de netto omzet uit de horeca.
De energiekosten zullen, vanwege het nieuwe energiecontract, in 2024 dalen. Overige kosten blijven naar verwachting stabiel.

Na deze uitleg van Marck stelt Danny van de Boom de vraag of de kosten in het 4^e kwartaal evenredig duurder zullen zijn. Gerard van der Ven geeft aan dat het energieverbruik in de wintermaanden uiteraard hoger ligt dan in de rest van het jaar. Met het nieuwe energiecontract en de LED verlichting zullen de kosten voor energie het komend jaar lager zijn, hoewel de hoogte van de energiebelasting op dit moment nog niet precies bekend is. T.o.v. vorig jaar is in het energieverbruik in 2023 een daling van 35% te zien.

Bij handopsteking stemmen alle aanwezige leden in met de voorlopige balans en verlies- en winstrekening en geven zij akkoord voor de begroting 2024.

Marck van Duijnhoven wordt door de voorzitter hartelijk bedankt voor zijn input en krijgt een presentje overhandigd.

5. Vaststellen contributie 2024

Vaststellen contributie 2024
Op het scherm worden de bedragen voor de contributie 2024 voor de senioren getoond en Yvonne Kooijmans licht toe dat de contributie zal moeten meestijgen met de algemene kostenstijging.
Letty van Lieshout vraagt wat dit betekent voor de contributie voor de jeugdleden.
Dit ligt, aldus Yvonne, in lijn met de contributie voor de senioren.
Anke Verbeek en Eddy Janssen werken dit verder uit.

Evaluatie Alles-in-1 Lidmaatschap Jeugd
Eddy Janssen neemt het woord:
Het Alles-In-1 abonnement wordt door de KNLTB geadviseerd om meer duidelijkheid te geven omtrent de kosten en de activiteiten die inbegrepen zijn. Inmiddels heeft Park Hoeven 100 jeugdleden, waarvan 35 kinderen padel spelen. Vanwege de kleinere trainingsgroepen bij Padel (t.o.v. Tennis) en de gestegen kosten voor de tennisschool zullen de abonnementskosten enigszins verhoogd worden. Park Hoeven vindt het belangrijk om te investeren in de jeugd en zal daarom, in samenspraak met Joffe van der Heijden, de bezetting van de trainingen optimaliseren, om de kosten zoveel mogelijk binnen de perken te kunnen houden. De aangepaste abonnementskosten zullen z.s.m. worden gecommuniceerd met de ouders van de jeugdleden en via onze website.

Kosten trainingen Senioren
Uiteraard zullen de trainingskosten voor senioren ook evenredig meestijgen, aldus Yvonne Kooijmans en zoals te zien is op het volgende scherm. Marck van Duijnhoven vraagt hoe de kosten voor trainingen en contributie voor de jeugd inzichtelijk zijn. Tineke de Best legt uit dat de kosten voor contributie en training per kind apart worden geboekt.
Letty van Lieshout vindt dat het Alles-in 1 abonnement bij één keer per week trainen best duur wordt. Hockey zou hiermee de helft goedkoper zijn. Eddy Janssen antwoordt hierop dat tennis inderdaad iets duurder is dan hockey, vanwege het feit dat hockey geen betaalde trainers heeft en bovendien een bijdrage vanuit de gemeente ontvangt.
Yvonne Kooijmans vult aan dat het Sportbeleid van de gemeente Maashorst nog niet is vastgesteld. Het huidige beleid blijft ook in 2024 staan. Er zijn op dit moment behoorlijke verschillen tussen de verschillende sportverenigingen binnen onze gemeente. Park Hoeven betaalt bijvoorbeeld huur, terwijl er verenigingen zijn in de gemeente Maashorst die dit niet betalen. Er zijn ook grote verschillen in de bijdrage voor groot onderhoud.
Mochten er bij Park Hoeven families zijn die moeite hebben met het betalen van de kosten voor contributie en trainingen: er is een Jeugdfonds Sport en Cultuur, waarover op de website van de gemeente Maashorst meer informatie te vinden is.

6. Verkiezing bestuursleden.

Janette van der Vleugel (secretaris) aftredend en herkiesbaar
Er zijn steeds minder leden beschikbaar als vrijwilliger. De huidige vrijwilligers moeten daarom zoveel mogelijk gekoesterd worden en nieuwe vrijwilligers zijn erg welkom.
Bij handopsteking stemmen de aanwezigen in met het aanblijven van Janette van der Vleugel als secretaris van onze vereniging.

Vacature penningmeester
Voor de invulling van deze vacature wordt druk gelobbyd.

Vacature voorzitter jeugdcommissie
De jeugdcommissie moet nog groeien. Taken moeten goed verdeeld kunnen worden. De jeugdcommissie organiseert veel en wil dit ook graag blijven doen.

Vacature Squash en Padel
Yvonne Kooijmans laat weten dat Gidi Bullens zijn functie als voorzitter Squash en Padel heeft neergelegd. Inmiddels heeft de CCT bepaalde taken overgenomen en Peter de Vos treedt op als VCL voor Padel.
Voor de interne competitie zijn vrijwilligers nodig die deze activiteit weer nieuw leven willen inblazen.
Aanmelden als vrijwilliger kan door Yvonne Kooijmans hierover aan te spreken of een mail te sturen naar rettizroov.[antispam].@parkhoeven.nl

7. Berichten van het bestuur.

Padelbaan 3 en groenvoorziening, stand van zaken
Padelbaan 3 staat al geruime tijd op de agenda. Er komen geen uitspraken vanuit de gemeente Maashorst, de puntjes worden nog steeds op de “i” gezet.
Ron van de Pol vraagt of je hierbij ook te maken hebt met milieuspoor, waarop Yvonne Kooijmans aangeeft dat dit zo is. Eddy Janssen legt uit dat het geluid bij Padel anders is dan bij Tennis. Dit is iets wat in het hele land speelt.
Na de hevige storm begin november hebben de vrijwilligers van de groenvoorziening enorm veel werk verricht en zij verdienen hiervoor een applaus. Met het opruimen van de grote omgewaaide bomen hebben medewerkers van de gemeente Maashorst geholpen. De stormschade blijkt achteraf mee te vallen. Er zijn rapporten over de slechte staat van de bomen op ons park. Inmiddels is er dan ook een claim neergelegd bij de gemeente Maashorst.

Bardiensten – Automatisering 2024 – Vergoedingen bardienstmedewerker
Dit onderwerp wordt door Gerard van der Ven toegelicht.
Wij zouden graag allemaal zien dat het clubgebouw, en daarmee het horecagedeelte, de hele dag geopend is, maar er zijn steeds minder vrijwilligers om alle bardiensten te kunnen invullen. Tot en met het Lentetoernooi in maart 2024 zijn de huidige openingstijden van toepassing, daarna worden de openingstijden van het paviljoen aangepast. Dit betekent dat op bepaalde dagen het paviljoen tussen 12:00–15:00 uur gesloten zal zijn. Bardiensten afkopen, door bardienstplichtige leden, kan voortaan alleen nog bij de vereniging voor een bedrag van €100,00 per 3 diensten. De bardienstvergoeding is €10,00 per bardienst en €12,50 voor een afsluitdienst. De maximale vrijwilligersvergoeding voor leden die meer dan 3 bardiensten willen vervullen is voor 2024 maximaal €2.100,00 per jaar en €210,00 per maand.
Tijdens toernooien zullen meer- en jongere bardienstmedewerkers worden ingezet om iedereen tijdens de drukke momenten goed te kunnen bedienen.
Bardiensten kunnen voortaan worden ingepland via de bardienstplanner in de KNLTB ClubApp. Ook zijn hier alle toernooien en activiteiten te zien, zodat iedereen de keuze heeft een bardienst in te plannen op een rustig- of juist druk moment. Bij “no show” zal de bar niet open zijn. Dit zal wél consequenties hebben voor de betreffende bardienstmedewerker. Alle leden zullen over het bovenstaande geïnformeerd worden.
Tineke de Best vraagt hoe het administratief verwerkt gaat worden als leden extra bardiensten willen draaien. Gerard geeft aan dat hij daar nog op terugkomt.

Automatisering:
Met deze nieuwe openingstijden kan er dus ook niet meer op alle momenten van de dag gesquasht worden. Dit zal weinig problemen geven, want de squashbanen zijn momenteel overdag nauwelijks bezet.
Tijdens het 1^e kwartaal van 2024 zal een nieuw toegangssysteem worden geïnstalleerd, waarbij een nieuwe fietspoort wordt voorzien van een elektronisch slot, te openen met een pincode. Het slot op de voordeur wordt eveneens vervangen door een elektronisch slot.
M.i.v. 1 januari a.s. wordt de huidige ledenpas vervangen door de digitale ledenpas. Het kassasysteem zal t.z.t. ook hierop worden aangepast. Voorlopig blijft de huidige ledenpas hiervoor nog in gebruik.
De consumptieprijzen voor 2024 moeten nog worden doorgerekend, omdat nog niet alle nieuwe prijzen van onze leveranciers bekend zijn gemaakt. Bovendien moet er per 1 januari a.s. mogelijk een nieuw koffie apparaat worden geleased.
Naar aanleiding van het voorgaande zijn er vragen ontstaan bij de aanwezigen.
Theo Jansen wil graag weten waarom bardiensten afgekocht kunnen worden en het niet verplicht gesteld wordt om leden de bardiensten zélf te laten draaien. Gerard legt uit dat dit ontmoedigd wordt door het afkoopbedrag te verhogen, maar dat alle andere voorstellen welkom zijn.

Harold Edel geeft aan dat dit eerder is overwogen, maar nooit is uitgewerkt. Het is al moeilijk om vrijwilligers te vinden.

Theo van de Donk merkt op dat de meeste bardiensten de afgelopen jaren werden afgekocht bij VBM-ers en slechts een klein gedeelte via de vereniging.

Ook wordt de vraag gesteld of de automatisering invloed heeft op de bardiensten. Er is nu vaak niemand in het clubgebouw, terwijl er wél een bardienstmedewerker is. Dit wordt, aldus Gerard, aangepast.

Letty van Lieshout vraagt hoe het geregeld is met Pasen en Pinksteren als er competitie is. Gerard antwoordt dat er dan bardienst ingepland is.

Er wordt gevraagd of er ook nagedacht is over het inhuren van betaalde krachten, waarop Yvonne Kooijmans aangeeft dat dat uiteraard mag o.b.v. de geldende vrijwilligersvergoeding.

Ell Stuifbergen vindt het bezwaarlijk dat er geen gebruik gemaakt kan worden van de toiletten op de tijdstippen dat het gebouw gesloten is. Yvonne Kooijmans antwoordt dat we dit zullen moeten gaan ervaren en leden kunnen zelf ook rekening houden met het tijdsrip waarop gespeeld wordt. Mocht dit problemen geven, kan dit gemeld worden bij het bestuur.

Statutenwijziging
Janette van der Vleugel legt in het kort uit waarom er nogmaals gestemd moet worden voor de aangepaste statuten: Tijdens de ALV in mei 2023 hebben de leden al ingestemd met de aangepaste statuten. De KNLTB heeft vervolgens gemeld goedkeuring te verlenen na het opnemen van een aantal standaard bepalingen m.b.t. het tuchtrecht. Dit in verband met de aansluiting van de KNLTB bij het ISR (Instituut Sport Rechtspraak).
De statuten zijn vervolgens door de notaris aangevuld met deze standaard bepalingen evenals met de slotbepalingen van de laatste modelstatuten van de KNLTB. Dit laatste op advies van de KNLTB.

Bij handopsteking stemt een ruime meerderheid van de aanwezigen hiermee in.

8. Voorstellen van de zijde van de leden.
Er zijn geen voorstellen van de leden.

9. Rondvraag.
Margo Jurcka weet niet goed hoe zij het beste kan omgaan met bijvoorbeeld padellers die met 4 personen de baan opgaan, terwijl er maar 1 persoon heeft ingehangen.
Yvonne Kooijmans legt uit dat het niet de bedoeling is, zéker niet tijdens piekuren, dat leden van TC Volkel en LTC Uden (of andere verenigingen) “gratis” komen padellen of tennissen. Introducés kunnen aan de bar betalen.

Tineke de Best wil graag horen wat de piekuren zijn. Yvonne Kooijmans antwoordt dat dat de avonduren zijn.

Volgens Ary Stuifbergen zou het voor iedereen duidelijker zijn als er hiervoor een goede instructie/uitleg achter de bar zou liggen die ook aan de betreffende spelers getoond kan worden. Afgesproken dat Gerard deze instructie bij de bar ophangt.

Jeanne Stout merkt op dat op maandagmorgen de keuken vaak niet netjes is achtergelaten na het weekend en vraagt zich af wie er voor verantwoordelijk is om dit schoon te maken, het schoonmaakbedrijf of de schoonmaakgroep bestaande uit vrijwilligers van Park Hoeven. Yvonne geeft aan dat er een poetsschema in de keuken aanwezig is, maar dat het schoonmaakbedrijf personeelsproblemen heeft en dat medewerkers vanwege taalproblemen niet altijd weten wat er van hen verwacht wordt. Op maandagmorgen dient de keuken te worden schoongemaakt door QPC.
Communicatie hierover blijft belangrijk.

Ron van de Pol vraagt waarom tijdens toernooien banen soms voor de hele dag worden gereserveerd terwijl deze vervolgens niet altijd bezet blijken te zijn.
Arnold Moolhuizen antwoordt dat voor een toernooi altijd alle banen worden gereserveerd. Als de indeling bekend is worden de banen die niet nodig zijn voor het toernooi één dag van te voren vrijgegeven.

Margo Jurcka geeft aan dat er op de koffie-ochtenden op woensdag ook wel jongere dames zijn die mee willen doen, maar dat Lenie van Heusden alleen leden in de leeftijdscategorie 50+ laat meedoen. Arnold Moolhuizen gaat dit bespreekbaar maken.

10. Sluiting.
De voorzitter, Yvonne Kooijmans, bedankt alle aanwezigen en sluit de vergadering om 21.30 uur.

Graag tot de volgende Algemene Ledenvergadering op dinsdag 28 mei 2024!