ALV - Verslag

Notulen Algemene Ledenvergadering Park Hoeven 29-11-2022

1. Opening

Om 20.00 uur opent de voorzitter de vergadering. In het paviljoen zijn 45 leden aanwezig, inclusief bestuursleden. De presentielijst is gescand opgeslagen.

Afwezig met bericht: Daan van Erp, Mirjam Stroetenga, Marie-José Posthuma, Kees-Jan Leliveld, Richard Bosveld, Tineke Wassink, Ellen Oonincx, Tonny van den Boom, Henk Rotteveel en Ell Stuifbergen.

Aanwezige bestuursleden: Yvonne Kooijmans (voorzitter), Peter Rotgans (Penningmeester), Gerard van der Ven (Facilitair), Eddy Janssen (Competitie en Trainingen/Jeugdcommissie), Arnold Moolhuizen (Toernooien en Recreatieve Zaken), Gidi Bullens (Squash en Padel) en Janette van der Vleugel (Secretaris).

2. Ingekomen stukken en mededelingen

Er zijn geen ingekomen stukken en mededelingen.

3. Vaststellen verslag ALV van 24 mei 2022

Dit verslag is gepubliceerd op onze website www.parkhoeven.nl en ligt voorafgaand aan deze ALV ter inzage in het clubgebouw.

Er zijn geen op- of aanmerkingen en de notulen worden unaniem goedgekeurd.

4. Vaststellen contributie 2023 en vaststellen begroting 2023

Penningmeester Peter Rotgans begint met een korte terugblik op de belangrijkste financiële punten over het jaar 2022:

Het afgelopen jaar heeft Park Hoeven behoorlijk geïnvesteerd. Totaal circa € 120.000,00. O.a.:

• Onderhoud banen en energiezuinige verlichting (105K)
• Nieuw meubilair in het clubgebouw (15K).

De keuze voor energiezuinige verlichting was aanvankelijk gemaakt uit duurzaamheids-overwegingen en om in aanmerking te komen voor subsidie. Maar vanwege de snel stijgende energiekosten is kostenbesparing momenteel misschien wel het grootste voordeel.

Het ledenaantal is redelijk stabiel. Op 1 oktober 2022 stond het ledenaantal op 863. In november zijn er weer leden bijgekomen. De contributie-inkomsten zijn wat lager dan vorig jaar omdat  nieuwe leden zich later in het jaar hebben aangemeld.

Ook de sponsorinkomsten namen af. Inmiddels hebben we een nieuwe sponsorcommissie.

De opbrengsten vanuit de horeca zijn gestegen. De marge blijft op een goed niveau vanwege de prijsverhoging die dit najaar is doorgevoerd.

Door over te stappen naar een andere assurantietussenpersoon hebben we een aanzienlijk bedrag op de verzekeringskosten weten te besparen.

Verder hebben we te maken gekregen met kostenstijgingen. Met name energiekosten,  schoonmaakkosten en kosten voor onderhoud zijn sterk gestegen.

Mede door de gestegen kosten ontkomen we er niet aan de contributie voor volgend jaar aan te passen.

Het bestuur heeft ervoor gekozen nog niet alle kostenstijgingen door te berekenen in de contributie. In het huidige voorstel stijgt de contributie 1 Euro per maand voor senioren. Ook hebben we ervoor gekozen de contributie voor studenten niet te verhogen.

Ouders voor wie de kosten van een lidmaatschap voor hun kind niet meer te dragen zijn, kunnen contact opnemen met Tineke de Best van de ledenadministratie. We kunnen dan bekijken of er wellicht een overheidssubsidie aangevraagd kan worden. Het is ook altijd mogelijk om extra bardiensten te draaien.

Het contributievoorstel voor 2023 is als volgt:

Voor de jeugd hanteert Park Hoeven vanaf 1 januari 2023 het Alles-in-1 Lidmaatschap, waarover meer informatie terug te vinden is op onze website www.parkhoeven.nl

De begroting voor volgend jaar is gebaseerd op de verhoogde contributies en een stabiel aantal leden. Verder worden geen coronasubsidies meer verwacht.

De sponsorinkomsten in 2023 zijn iets hoger ingeschat dan de verwachte inkomsten in 2022.

De contributie 2023 wordt ter stemming gebracht bij handopsteking. Alle aanwezige leden stemmen vóór de voorgestelde contributieverhoging.

Het bestuur vraagt goedkeuring voor de begroting 2023 bij handopsteking. Het overgrote merendeel van de aanwezige leden geeft hiervoor goedkeuring.

Hiermee is het contributievoorstel en de begroting voor 2023 aangenomen.

Tenslotte geeft Peter aan dat de Financiële Commissie ondersteuning kan gebruiken bij het goedkeuren van facturen, betalingen, contoleren van bankafschriften, monitoren van kosten en het maken van de jaarrekening. Vrijwilligers kunnen zich melden bij Peter of per mail retseemgninnep.[antispam].@parkhoeven.nl

5. Verkiezing bestuursleden en voorstel uitbreiding/wijziging bestuur
   • Vacature jeugdcommissie.

Bij de jeugdcommissie is de voorzittersfunctie vacant. Deze voorzitter is het aanspreekpunt van de jeugdcommissie en verbindende factor tussen jeugdcommissie en bestuur.

• Gerard van der Ven (VZ Facilitair, Bar- en Accommodatiecommissie), aftredend en herkiesbaar.

Bij handopsteking stemt het merendeel van de aanwezige leden vóór het aanblijven van Gerard van der Ven. Er wordt enthousiast geapplaudisseerd voor Gerard.

• Eddy Janssen (VZ Commissie Competities en Trainingen), aftredend en

herkiesbaar.

Bij handopsteking stemt het merendeel van de aanwezige leden in met het aanblijven van Eddy Janssen. Ook Eddy mag een warm applaus in ontvangst nemen.

6. Berichten van het bestuur:
   • Padelbaan 3 stand van zaken.

Voorzitter Yvonne Kooijmans neemt het woord. Tijdens de ALV van 15 februari 2022 heeft een meerderheid van de aanwezige leden ingestemd met de aanleg van een 3^e padelbaan. D.d. 16 augustus 2022 heeft Gemeente Maashorst de bouwvergunning verleend onder voorwaarde dat deze padelbaan pas in gebruik genomen mag worden op het moment dat de Melding Activiteitenbesluit is geaccepteerd. De benodigde stukken zijn inmiddels aangeleverd bij ODBN (Omgevingsdienst Brabant Noord). Naar aanleiding van enkele klachten van buurtbewoners en een handhavingsverzoek, ingediend op 18.11.2022, m.b.t. geluidsoverlast wordt door het bestuur, samen met Amitec en Laurant Groep, gekeken naar mogelijke oplossingen. Tijdens dit proces is, en blijft, het bestuur regelmatig in gesprek met de betreffende buurtbewoners.

Vanwege een ingediende zienswijze betreffende wijziging van het bestemmingsplan vond op 10 oktober j.l. een commissievergadering van Gemeente Maashorst plaats. De uitkomst van deze vergadering is dat het bestemmingsplan ongewijzigd blijft en er geen aanvullingen op komen.

Op de dag van deze ALV, 29.11.2022, vond een hoorzitting bij Gemeente Maashorst plaats m.b.t. geluidsoverlast en een ingediend bezwaar tegen de bouw van een 3^e padelbaan.

Wim Verburg vraagt zich af hoe er een klacht ingediend kan zijn nadat de bouwvergunning is verleend. Yvonne geeft aan dat er binnen 6 weken een zienswijze ingediend zal worden.

Ary Stuifbergen vraagt hoe erg het is als we géén 3^e padelbaan bouwen, waarop Yvonne antwoordt dat dit tijdens een eerdere ALV is afgesproken. Ary denkt dat we dit besluit misschien wel moeten terugdraaien.

Tinus Brekelmans wil graag weten of er gekeken is naar de constructie van de padelbanen bij andere clubs die wellicht minder geluidsoverlast geven, waarop Yvonne antwoordt dat uiteraard alle mogelijkheden onderzocht worden, maar dat ideeën natuurlijk altijd welkom zijn.

Alex Riezebos geeft als optie een special “Task Force” te formeren. Deze club van leden kan het bestuur ondersteunen bij het zoeken naar oplossingen voor de klachten die er liggen. Namens het bestuur laat Yvonne weten dat alle bijdragen welkom zijn en dat ook de KNLTB hierin ondersteuning biedt.

• Groenvoorziening stand van zaken.

Park Hoeven is een groen park en wil dat ook in de toekomst blijven. De oude sparren op het park sterven af in verband met de daling van het grondwaterpeil. Gemeente Maashorst denkt mee over de groenvoorziening op ons park. Met name de buitenste randen van het park krijgen hierbij extra aandacht, met als doel het groen op ons park herstellen, in oude staat terugbrengen en nieuw leven onderhouden. De groenvoorziening wordt hierbij gekoppeld aan geluidswering.

Barend Heijstek stelt voor om een waterput te laten plaatsen. Wellicht is het opgepompte water dan bruin van kleur, maar dit is prima te gebuiken voor de planten. Er blijkt echter wél een vergunning voor nodig te zijn voor de aanleg van een waterput. Barend gaat dit afstemmen met Wim Verburg.

Medio 2022 zijn de lopende verzekeringen van Quintes ondergebracht bij VLC, partner van KNLTB. Gidi legt in het kort uit hoe dit traject, gestart in 2021, is verlopen: Na een eerste evaluatie van het verzekeringspakket is onderzocht waar andere verenigingen hun verzekeringen hebben ondergebracht. Vervolgens zijn er offertes opgevraagd bij KNLTB/Van Lanschot Chabot (VLC) en hebben er geprekken plaatsgevonden met huidige en nieuwe partners.
Tijdens de uitwerkingsfase in 2022 zijn de voorwaarden van de huidige en nieuwe verzekeringen tot in detail vergeleken en offertes bijgesteld. Mede vanwege een halvering van de kosten heeft het bestuur het besluit genomen over te stappen naar VLC met ingang van 1 september 2022.

Barend Heijstek vraagt of braakschade goed verzekerd is. Gidi legt uit dat de dekking gelijk gebleven is, maar dat er geen glasverzekering is afgesloten, omdat dit erg kostbaar is en deze eventuele schade uit eigen middelen betaald kan worden.

Om aan alle verzekeringsvoorwaarden te voldoen, zal er nog wél geïnvesteerd moeten worden in o.a. documentatie, opslag en prullenbakken.  

Park Hoeven is een vereniging die draait op vrijwilligers. Onder het mom van “Vele handen maken licht werk” wordt voor diverse activiteiten hulp van vrijwilligers gevraagd.

Janette van der Vleugel, secretaris, geeft een korte toelichting:

• Beheerder KNLTB Match App waarin de “ladders” voor zowel tennis, padel als squash worden beheerd. Neemt circa 1 uur tijd per maand in beslag.
• CTRZ is op zoek naar hulp tijdens toernooien:

Hapjesdienst: bedenken, inkopen, samenstellen en/of uitdelen van versnaperingen.

Tafeldienst: deelnemers verwelkomen, verwijzen naar banen, uitslagen invullen.

Het is niet nodig dat je als vrijwilliger tijdens elk toernooi de hele week op het park bent, leden kunnen zich bijvoorbeeld ook aanmelden als vrijwilliger voor 1 specifiek toernooi of 1 specifieke activiteit.

• De jeugdcommissie vraagt hulp bij diverse jeugdactiviteiten zoals toernooien, clubkampioenschappen en competitiedagen, van het regelen van prijsjes voor de loterij tot het meedenken over de indeling van de competitieteams.

Voor het Sjors Sportief programma zoekt men een contactpersoon voor onder andere het inplannen van proeflessen, in samenwerking met de trainer.

Leden die geïnteresseerd zijn, vragen hebben of zich willen aanmelden als vrijwilliger, kunnen dit aangeven bij de betreffende commissie of bij Janette, siraterces.[antispam].@parkhoeven.nl

De nieuwe commissieleden, Gert-Jan Wientjes en Daniëlle Dambrink, stellen zich in het kort voor.

Momenteel zijn zij zich aan het oriënteren en aan het bekijken wat zij kunnen betekenen.

Gert-Jan geeft aan dat de lopende contracten bekeken worden, en dat de sponsorpakketten bekeken en indien mogelijk geuniformeerd worden. Tevens zullen Gert-Jan en Daniëlle actief op zoek gaan naar nieuwe sponsoren.

Op 5 maart 2023 staat een sponsoractiviteit gepland.

7. Voorstellen van de zijde van de leden

Er zijn geen voorstellen ingediend van de zijde van de leden.

8. Rondvraag

Hetty Verburg vindt dat de heaters buiten niet meer aan zouden moeten staan vanwege de hoge energiekosten. Is een tijdschakelaar hierbij een optie?

Gerard van der Ven rekent uit dat een heater laten branden momenteel circa € 11,50 per uur kost. Park Hoeven wil liever bezuinigen op de heater dan op douchen. Tijdens toernooien zou de heater eventueel mogen branden. Barmedewerkers moeten hiervoor duidelijke instructies krijgen.

Ary Stuifbergen deelt mede dat vrijdagmiddag 2 december a.s. 5 80-jarigen gehuldigd zullen worden. Yvonne Kooijmans wenst iedereen die hierbij aanwezig zal zijn alvast een fijne middag.

Omdat het invullen van de bardiensten steeds moeilijker wordt vanwege het tekort aan bardienstmedewerkers, heeft Barend Heijstek een aantal voorstellen gedaan. Gerard van der Ven haakt hierop in. Met name op rustige momenten, zoals de ochtenden, zouden de bardienstmedewerkers later kunnen beginnen en tussen 12.00 – 14.00 uur zou de horeca gesloten kunnen worden. We zouden kunnen overgaan van 5 bardiensten naar 2 of 3 bardiensten per dag. Het streven is om in maart 2023 een concreet plan te hebben. Alle inbreng van leden is hierbij welkom.

Marck van Duijnhoven vindt dat het aantal bardiensten per lid verhoogd zou kunnen worden van 3 naar 4 of 5, maar Gerard geeft aan dat er momenteel veel bardiensten worden afgekocht en de groep vrijwilligers die deze bardiensten overneemt steeds kleiner wordt.

Leo van Berkel geeft aan dat het clubgebouw altijd open moest blijven in verband met de toegankelijkheid van de squashbanen. Volgens Gerard is dit op te lossen door delen van het clubgebouw af te sluiten met rolluiken en te werken met electronische sleutels waarmee leden toegang hebben.

Volgens Neide Musch wordt er overdag regelmatig naar het paviljoen gebeld door niet-leden die een squashbaan willen huren. Yvonne legt uit dat dit eenvoudig geregeld kan worden via de KNLTB Meet & Play app, waarbij tevens een code wordt meegegeven voor toegang tot het park.

Barend Heijstek vraagt naar de toekomstplannen betreffende het energiebeleid. Wordt er gedacht aan zonnepanelen? Zonnepanelen zijn op dit moment geen optie, aldus Gerard. Als grootverbruiker mag Park Hoeven niet salderen, terwijl er energie verbruikt wordt op momenten dat de zon niet schijnt. René van der Vleugel geeft aan dat dit op te lossen is middels een accusysteem. Volgens Gerard is een dergelijk systeem momenteel te kostbaar. Bovendien kan het huidige stroomnet dit niet aan.

Martijn Geurden laat weten dat hij bij andere verenigingen ook gekeken heeft naar bovengenoemde voorstellen en dat dit misschien tóch wel interessant kan zijn voor Park Hoeven. Er wordt afgesproken dat Martijn zijn ervaringen op dit vlak gaat delen met Gerard.

Ria Verstralen meldt dat het reserveren voor squashbanen, door niet-leden, nu niet mogelijk is. Tineke de Best (ledenadministratie) bevestigt dat. Het beste is om als niet-lid, circa een half uur voor je komst naar het park naar Park Hoeven te bellen en vragen of er een baan beschikbaar is.  De KNLTB Meet & Play app biedt ook hiervoor een oplossing, aldus Yvonne. Met deze app kunnen we tevens zelf aangeven welke tijden beschikbaar zijn voor niet-leden, zodat er op piektijden alleen gereserveerd kan worden door leden.

9. Sluiting

Om 21.12 uur bedankt Yvonne Kooijmans alle leden voor hun deelname aan deze ALV en sluit hiermee de vergadering. Alle aanwezigen mogen bij de bar een drankje bestellen.

Graag tot de volgende Algemene Ledenvergadering op dinsdag 30 mei 2023!